お客様が怪我したり骨折してしまい予定していた時間に遅れてしまうとメールなどで連絡が来た場合、どのようにメールを返信した方が良いでしょうか。
そして、お客様の状況をどのように社内メンバーに伝えたらいいでしょうか。
もちろん取引先だけでなく上司にも使えるテクニックなのでメール・電話で伝える際のポイントを一緒に考えていきましょう。
怪我・骨折のお見舞いメールを書く際のポイント
まずは体調を気遣うこと
一番初めに怪我をしている相手を気遣うことが重要です。たとえ、お客様がメールで質問してきたとしても、まずは相手に対して「心配しています」「辛い状況の中で連絡をくれたことに感謝」をしなければいけません。
その後に、聞かれた内容について端的に返信すればOKです。
相手に無理強いをしないこと
お客様や取引先の相手にどうしても明日までにやってほしい仕事がある場合でも、体調が悪い・骨折している・怪我をしている状況の相手に無理やりやらせるのは酷すぎます。
たとえば、足を骨折した次の日に上司からこう言われたらどう思いますか？
「骨折して辛いよね。大丈夫かな？明日の仕事は我々にとってとても大切だからできたらきて欲しいけど無理はしないでね。」
こんなキツイこと言われたら、たとえ仕事ができたとしてもやりたくなりますよね。転職も考えてもいいと思うレベルです。
しかし、この文章を書いている上司は無理強いさせている意識はないかもしれません。この場合の正解は、「明日の仕事は気にしないでください！」と軽く仕事の話を受け流すことです。
美辞麗句感を出さないこと
あまりにも相手の体調を気遣い文章が長すぎたり硬すぎたりすると、ビジネスメールの雰囲気が相手に伝わってしまい、失礼になってしまうケースもあります。
重要なことは、簡潔にかつ相手を心配していることを第一優先に伝えることですい。そのためにも、日頃から上司や取引先との関係を良好にしていないとダメです。
なぜなら、メールではその人の発言する雰囲気や表情が伝わらないためどうしても固い印象を相手に与えてしまします。このコロナ時代のリモートワークで人のコミュニケーションに苦労している人は多いのではないでしょうか。
骨折・怪我のお見舞いメールの返信例文
骨折・怪我の例文メール（上司）
〇〇さん
この度、〇〇さんが骨折してしまったとお聞きし突然のことに驚いております。
その後のご経過はいかがでしょうか。
明日の会議のことですが、私が代わりに出席いたしますのでご心配なさらず安静にしてください。
そのため、ご共有事項等ございましたらお手隙の際にメールor電話にて教えていただけたら幸いです。
1日も早く〇〇さんの元気な姿を拝見できますよう心よりお祈り申し上げます。
署名
————–
骨折・怪我の例文メール（取引先・お客さん）
この度、〇〇さんが骨折してしまったとお聞きし突然のことに驚いております。
その後のご経過はいかがでしょうか。
明日に予定している会議ですが再度日程調整させていただけないでしょうか。
あるいは、〇〇さんが可能であればリモート会議にて従来お予定されていた会議を行うことも可能でございます。
しかし、〇〇さんの体調が我々としても第一ですので、無理はなさらずお体の回復を最優先に休息なさってください。
何かご質問等ございましたら、遠慮なくお聞きくださいませ。
署名
————–
1日も早く〇〇さんの元気な姿を拝見できますよう心よりお祈り申し上げます。
署名
————–
お客さんが骨折や怪我をしてしまい会議に遅れてしまう、というメールがきた場合はまずはその予定を行うかどうかをお客さんに確認する必要があります。
なぜなら、お客様が以下のように思っている可能性があるからです。
- 予定を再調整するのが失礼と思っている
- 予定をその日しか開催できないと思っている
- 怪我や骨折をしていても会議には出席できる元気がある
そのため、お客様や取引先がどのような意思があるかをメールにて聞きましょう。この時に注意しなければいけないのが、「予定していた会議等を欠席するなよ」と含むを持たせるような文章は避けてください。
上の例文を少し改造してみて、是非怪我や骨折の等へのお見舞いメールを作成してみてはいかがでしょうか。
